De Lean 5s methode helpt jou om de werkplek op te ruimen en opgeruimd te houden. Als jij moeite hebt met het vinden van spullen, dan is dit artikel iets voor jou! Is het magazijn of de kast een rotzooi? Is de gedeelde schijf of Dropbox een chaos? Of laten collega’s altijd spullen achter op het bureau? Lees dan snel verder. We gaan opruimen in 5 stappen:
- Sorteren
- Schikken
- Schoonmaken
- Standaardiseren
- In stand houden
Aan de slag met de Lean 5s methode
Nu denk je misschien: “5s!? De vijfde stap is een i!”. Dat klopt, 5s staat voor Seiri, Seiton, Seiso, Seketsu en Shitsuke. Dit zijn de Japanse termen. Voor het gemak hanteer ik in dit artikel de Nederlandse vertalingen.
Sorteren
De eerste stap is om spullen te sorteren. Vraag je af hoe vaak je alles gebruikt. Leg spullen die je vaak gebruikt bij elkaar. Spullen die je (bijna) nooit gebruikt leg je op een andere plek bij elkaar. Dit is een vrij eenvoudige stap, maar als je veel rommel hebt, kan het best wel wat werk zijn om alle spullen door te lopen.
Schikken
Daarna gaan we alles een plekje geven. Een bestand dat je vaak gebruikt, gaat op het bureaublad met een snelkoppeling. Gebruik je een nietmachine 10 keer per dag? Dan leg je deze op jouw bureau. Spullen die je (bijna) nooit gebruikt, gaan daarentegen de kast in zodat ze niet rondslingeren op jouw bureau.
Schoonmaken
Vervolgens is het tijd om afval weg te gooien. Rondslingerend afval kan voor problemen zorgen, vooral in een magazijn. Maar afval kost ook opslagruimte om te bewaren. Hoe streng je bent en hoe veel je daadwerkelijk weggooit, is natuurlijk aan jou. De beste vraag die je bij deze stap kan stellen, is waarschijnlijk: “ga ik het nog een keer gebruiken?” Als het antwoord “nee” is, kan je het wegdoen. Als het antwoord “misschien” is, dan kan je het een plekje geven waar het opgeruimd is (denk aan onderin de kast of achter in het magazijn).
Standaardiseren
Na het schoonmaken, maken we afspraken met collega’s over het schoon houden. Een afspraak is bijvoorbeeld om je werkplek aan het einde van de dag schoon achter te laten. Of spullen op de juiste plek terugzetten in het magazijn. Een ander voorbeeld kan zijn dat je documenten opslaat in de juiste map.
Als je deze stap overslaat, dan kan je binnen de kortste keren weer bij stap 1 beginnen. Het magazijn is dan weer een rotzooi, of er ligt weer allemaal rommel op de bureaus. Maak dus afspraken met elkaar over hoe je de werkvloer opgeruimd houdt.
In stand houden
Ten slotte moet je elkaar aan de gemaakte afspraken houden. Dat betekent elkaar aanspreken als iemand zich niet aan de afspraken houdt. Zet iemand de vuile vaat niet in de vaatwasser? Spreek hem/haar er dan op aan. Het volhouden van gemaakte afspraken is de lastigste stap.
Verder lezen
Wellicht vind je onderstaande artikelen ook interessant: