We onderscheiden 6 niveaus van procesvolwassenheid. Bij niveau 0 doet iedereen maar wat. Bij niveau 5 werkt iedereen volgens het proces en wordt het proces ook continu verbeterd. Als je gaat werken met Lean, dan ga je aan de slag om processen te optimaliseren en te verbeteren. Het is handig om dan ook wat te weten over de verschillende niveaus van procesvolwassenheid. We behandelen de niveaus in dit artikel. Daardoor kan jij herkennen op welk niveau jouw organisatie momenteel zit.
Niveau 0
Dit is het laagste niveau van procesvolwassenheid. Er zijn geen processen beschreven of gedocumenteerd. Hoe iedereen de werkzaamheden verricht, is volledig afhankelijk van de persoon in kwestie. Medewerker A kan dezelfde taak op een hele andere manier uitvoeren dan medewerker B.
Het is goed om te beseffen dat een organisatie op niveau 0 wel succesvol kan zijn. Het kan ook zijn dat de medewerkers heel efficiënt werken. Maar omdat er geen processen beschreven zijn, riskeer je dat er kennis verdwijnt als een medewerker vertrekt. Bovendien is het zo dat we met Lean processen willen verbeteren. De eerste stap is daarom dat we de processen gaan beschrijven.
Niveau 1
Op dit niveau zijn er wel processen beschreven, maar werkt niemand volgens dit proces. Er is ook niemand die controleert of er wel volgens de instructies wordt gewerkt. Dat komt doordat de werkinstructies/documenten niet helemaal kloppen met de praktijk.
Misschien heb je zelf wel eens een baantje gehad waar je op de eerste dag werkinstructies kreeg. En na een paar uur kwam je er achter dat de instructies niet zo handig zijn. Je moet dan alsnog zelf uitzoeken hoe je het beste je werk kan vormgeven. Dat is een typisch voorbeeld van een organisatie op niveau 1.
Niveau 2
Bij niveau 2 zijn er processen beschreven. Sommige personen en/of afdelingen werken wel volgens de instructies en documenten. Andere personen en/of afdelingen doen dat niet. Er bestaat dus een tweedeling binnen de organisatie.
Niveau 3
Op dit niveau werkt iedereen zoals het proces beschreven is. Daarnaast zijn er logische koppelingen tussen de verschillende processen. De organisatie is als een voetbalteam dat goed op elkaar is ingespeeld. De middenvelders weten wanneer de backs opkomen. En iedereen weet wanneer hij/zij aanspeelbaar moet zijn. Op dezelfde manier weet de ene afdeling wanneer er contact moet worden opgenomen met de andere afdeling. Dit klinkt eenvoudig, maar is niet vanzelfsprekend in alle organisaties.
Niveau 4
Als iedereen werkt volgens de processen, dan kan je in niveau 4 ook sturen op resultaten uit de processen. Stel je voor dat je een fast-food keten hebt met gestandaardiseerde apparaten en werkinstructies. Je weet dan dat een medewerker in staat moet zijn om binnen 60 seconden een hamburger te maken. Dit soort resultaten noemen we kritische prestatie-indicatoren (KPIs). Een organisatie zit op niveau 4 als er gestuurd wordt op KPIs.
Niveau 5
Bij het laatste niveau ben je ook continu bezig om de processen te verbeteren. Dat betekent dat alle medewerkers meedenken hoe ze hun werk slimmer kunnen organiseren. Als je er achter komt dat er een betere manier is, dan pas je het proces aan. Iedereen schakelt dan om naar de nieuwe manier van werken. Dit noemen we ook wel continu verbeteren.